¿Cómo configuro mis agendas? (FAQ)
Aprende a configurar tus agendas de forma eficaz
¿Qué es una agenda? Es una herramienta de la plataforma que permite organizar y planificar los horarios de los distintos recursos que posee tu negocio. Cada agenda está vinculada con un recurso, ya sean humanos o materiales. En el caso de recursos humanos podrán ser profesionales que prestan un servicio, como por ejemplo: un estilista en un salón de belleza, una masajista en un spa, un veterinario en una clínica veterinaria. Por otra parte, serán recursos materiales, aquellos espacios o lugares destinados a prestar un servicio, como por ejemplo: una cancha de tenis en un centro deportivo, un quincho en un centro de eventos.
Para configurar una Agenda debes acceder a la sección Agendas que se encuentra al costado izquierdo de tu panel:
Seleccionas el espacio en donde deseas crear la nueva Agenda (puedes hacer clic sobre "Agregar Agendas").
En el paso número 1 el sistema te solicitará los siguientes datos:
Nombre de la agenda: debes ingresar las palabras con que identificarás a esta agenda en particular. Por ejemplo, si es una persona podría ser Juan Carlos Morales. Por otra parte, también podría suceder el caso de que se trate de un espacio o recurso material como, por ejemplo: una cancha de tenis o una oficina. Así podrías definirla como Cancha N°1 u Oficina N°1.
Descripción de la agenda: es el único campo en esta sección que es de carácter opcional. Aquí puedes detallar algunas características o aptitudes especiales de la agenda. En el caso de una persona, podría ser su experiencia en el área o la formación académica. Por otro lado, si se tratase de un espacio, podrían ser las características materiales de este (como las medidas en el caso de una cancha u oficina, su aforo máximo, etc.).
Email de notificaciones: debes ingresar un correo electrónico, al cual le serán enviadas las notificaciones de reserva, cuando se lleve a cabo una. Este envío es inmediato y automático. Sin importar la fecha y hora durante la cual se prestará el servicio, esta notificación se envía apenas finaliza el proceso de reserva para notificar al recurso que prestará el servicio.
Si cuentas con el Plan Negocios Pro tendrás un espacio adicional para agregar otro correo de notificaciones. De esa manera tendrás mayor control, en caso de que desees configurar el correo del recurso y además alguno general del negocio o de administración.
Imagen de la agenda: será la foto que describa a la agenda que está en proceso de configuración y es la manera más sencilla para que tus clientes puedan identificar a qué quién les prestará el servicio.
Una vez que hayas completado los datos del paso 1, podrás presionar "Crear agenda" y continuar con el paso 2.
En el paso 2 tendrás que crear la disponibilidad de dicha agenda, es decir, en qué días y durante qué horario podrá prestar servicios.
Si no deseas configurar, por ahora, la disponibilidad, puedes saltar el paso con el botón "Saltar".
Si presionas "Crear disponibilidad" aparecerá lo siguiente:
Si cuentas con disponibilidades preestablecidas podrás continuar, de lo contrario deberás seleccionar la opción "Horario personalizado":
Título: es el nombre con el que identificarás este horario, una vez que haya sido creado.
Horario semanal: puedes utilizar las disponibilidades preestablecidas o configurar uno personalizado. En el caso de este último debes seleccionar los días y horas durante los cuales prestará servicios la agenda. Cuando habilitas un día, se abre un recuadro como el siguiente:
El botón "+" sirve para crear un nuevo bloque horario dentro del mismo día, Por ejemplo, si la agenda cuenta con un horario durante la mañana y uno durante la tarde, que se ven interrumpidos por un horario de colación, puedes crear 2 bloques. Supongamos uno de 08:00 a 13:00 hrs y otro de 14:00 a 18:00 hrs. De esta forma no tienes que crear un nuevo horario para la tarde.
Vigencia: es el período de tiempo durante el cual estará habilitado este horario específico. Si lo fijas hasta el 31 de diciembre de 2023, quiere decir que habrá disponibilidades a este ese día. Por lo anterior debes estar actualizando tu horario de manera periódica y así asegurar que cuentas con disponibilidad para que tus clientes o pacientes puedan crear reservas. Si cuentas con el parámetro de "El cliente puede agendar hasta un máximo de" configurado en algún servicio en específico (consulta aquí), que es el límite de tiempo, en relación a las disponibilidades de agenda, que entregas al cliente para que pueda agendar. Debes tener en cuenta que con él podrás definir hasta cuándo tendrá acceso el cliente para agendar, sin importar la disponibilidad que tenga la agenda. (Por ejemplo: tienes una agenda cuya disponibilidad está habilitada para todo el año 2024, pero has definido que el máximo para agendar es de 1 mes. El cliente solo podrá ver disponibles los días a partir del día que ingresó a reservar y hasta 30 días más).
Servicios: aquí aparecerán todos los servicios que estén configurados en tu perfil de Reserva. Debes seleccionar solo aquellos que serán prestados por la agenda en cuestión.
Una vez hayas que completado toda la información descrita, debes presionar "Guardar disponibilidad".
Si después de haber completado el paso 1 y en el paso 2 seleccionaste la opción "Saltar", en el paso 3 tendrás la opción de crear un bloqueo de horario. Consulta aquí para saber más sobre los bloqueos.
Una vez que hayas finalizado el proceso de creación de la agenda, podrás visualizar la configuración realizada que igual puedes modificar o editar si así lo prefieres:
