Usuarios y roles en el Espacio de Trabajo
Usted como usuario cuenta con una sección donde puede; Invitar a otros usuarios a colaborar en su espacio de trabajo, gestionar los usuarios del espacio de trabajo y gestionar las invitaciones realizadas.
📝 Introducción
La gestión de usuarios en el Espacio de Trabajo te permite administrar quiénes pueden ingresar a la plataforma, qué funciones cumplirán dentro de tu operación y a qué partes del sistema tendrán acceso.
Desde esta sección puedes invitar personas, asignarles roles, definir acceso a organizaciones y ubicaciones, y mantener el control de los permisos de tu equipo desde un solo lugar.
Esta administración se realiza desde la app Configuraciones del Espacio de Trabajo.
1. ¿Cómo se organiza la gestión de accesos?
La gestión de accesos en el Espacio de Trabajo se basa en cuatro elementos:
- Usuarios: Corresponden a las personas que ya tienen acceso a tu espacio.
- Invitaciones: Son las personas invitadas (pendientes) a ingresar a tu espacio.
- Roles: Representan la función o puesto que una persona cumplirá dentro del sistema, por ejemplo: administrador, cajero, supervisor o mesero.
- Tipos de roles: Son categorías que ayudan a ordenar los roles. Por ejemplo, puedes agrupar roles bajo categorías como “Administración”, “Operación”, “Atención de público” o “Cocina”.
2. Roles del sistema y roles personalizados
En el Espacio de Trabajo existen dos grandes tipos de roles: roles fijos y roles personalizados.
En el Espacio de Trabajo existen dos tipos de roles según su origen y comportamiento:
- Roles fijos del sistema
- Roles personalizados
Esto es independiente de los Tipos de roles (que son categorías).
Roles fijos del sistema
Son roles definidos por el sistema y tienen reglas especiales. No funcionan igual que los roles creados por el usuario.
- Propietario: Se asigna automáticamente al usuario que realiza la compra del servicio. Tiene acceso total al Espacio de Trabajo, incluyendo todas las aplicaciones, organizaciones y ubicaciones. No se puede asignar manualmente ni editar desde esta sección. Además, se identifica visualmente con una etiqueta destacada en tablas y perfiles. Si necesitas transferir este rol a otra persona, la gestión debe realizarse mediante SAC Haulmer.
- Partner: Se asigna automáticamente al Partner asociado al Propietario. También tiene acceso total al Espacio de Trabajo. No es editable ni asignable manualmente.
- Administrador General: Es un rol de acceso total que puede asignarse manualmente al invitar o editar usuarios. No es editable. Cuando se asigna, el sistema entrega acceso completo a organizaciones y ubicaciones de forma automática. Importante: este rol solo puede ser otorgado por usuarios que cuenten con roles fijos habilitados para ello.
Roles personalizados
Son roles creados por el propio comercio para adaptarse a su operación. Por ejemplo, puedes crear roles como:
- Cajero
- Supervisor
- Bodega
- Garzón
- Administrador de sucursal
Estos roles permiten una administración más flexible, ya que sus permisos pueden configurarse según las necesidades del negocio. Sin embargo, tienen algunas restricciones frente a los roles fijos:
- No pueden modificar roles fijos.
- No pueden cambiar permisos predefinidos de roles fijos.
- No pueden desactivar ni revocar accesos de usuarios con ciertos roles fijos.
3. Tipos de roles (agrupación de roles)
Los Tipos de roles sirven para ordenar y agrupar los roles dentro del sistema.
No definen permisos ni accesos por sí mismos.
Funcionan como una forma de organización cuando el negocio tiene muchos roles distintos.
Ejemplos de tipos de roles
Puedes crear tipos de roles como:
- Administración
- Atención de público
- Cocina
- Operación
- Bodega
- Supervisión
- Finanzas
Dentro de cada tipo de rol puedes agrupar distintos roles.
Ejemplo
Tipo de rol | Roles |
Administración | Administrador General, Administrador sucursal |
Atención de público | Cajero, Mesero |
Cocina | Cocinero, Ayudante de cocina |
Operación | Supervisor, Encargado turno |
Importante
Los Tipos de roles no entregan permisos.
Los permisos se definen en cada Rol, no en el Tipo de rol.
4. Qué puedes administrar desde estas secciones
Si tu usuario tiene acceso a Configuraciones, podrás usar distintas funcionalidades relacionadas con usuarios, invitaciones y roles.
Entre ellas:
- Invitar usuarios.
- Ver y editar invitaciones pendientes.
- Reenviar invitaciones.
- Ver perfiles de usuarios.
- Editar usuarios existentes.
- Exportar usuarios.
- Revisar historial de acciones.
- Crear roles.
- Crear tipos de roles.
- Eliminar tipos de roles.
- Activar o desactivar roles editables.
- Usar buscadores, filtros y personalización de tablas.
Algunas acciones tienen restricciones especiales según el tipo de rol del usuario que las ejecuta y del usuario que será administrado.
5. Gestión de usuarios e invitaciones
La sección se divide en dos vistas principales: Usuarios e Invitaciones.
Usuarios
Aquí verás a las personas que ya están vinculadas al Espacio de Trabajo.
Sus estados pueden mostrarse como:
- Con acceso al espacio
- Sin acceso al espacio
Desde esta vista puedes revisar su perfil, editar sus datos, ajustar accesos y aplicar acciones administrativas según tus permisos.
Invitaciones
Aquí aparecen las invitaciones que aún no han sido aceptadas.
Su estado se muestra como:
- Invitación pendiente
Desde esta vista puedes revisar una invitación, editarla o reenviarla.
Una vez que la persona acepta la invitación, deja de aparecer en esta pestaña y pasa automáticamente al listado de usuarios.
6. Cómo invitar a una nueva persona
Para enviar un acceso a una nueva persona:
- Ingresa al Espacio de Trabajo.
- Ve a Configuraciones.
- Entra a la sección Usuarios (desde tab Usuarios o Invitaciones).
- Presiona la opción para crear una nueva invitación.
- Ingresa el correo electrónico del destinatario.
- Selecciona el o los roles que tendrá.
- Define las organizaciones y ubicaciones a las que podrá acceder.
- Revisa el mensaje de invitación.
- Envía la invitación.
Cuando la persona acepte el correo, su registro dejará de aparecer en Invitaciones y pasará al listado de Usuarios.
Aceptar invitación
El usuario invitado recibe la invitación por email. Al hacer click en el botón “Aceptar invitación” el usuario es redirigido a Espacio de trabajo. En caso de que el usuario no tenga cuenta en Espacio de trabajo se le pedirá crear una contraseña. Una vez realizado esto, el usuario habrá aceptado la invitación correctamente y será redirigido a Espacio de trabajo.
7. Cómo funciona la asignación de accesos
Al invitar o editar usuarios, el sistema te permite definir no solo el rol de la persona, sino también el alcance de su acceso dentro del Espacio de Trabajo.
- Roles: El selector de roles mostrará los roles disponibles en la organización.
- Organizaciones y ubicaciones: Los selectores de organizaciones y ubicaciones solo mostrarán las opciones a las que el usuario actual tiene acceso. Esto evita asignar permisos sobre espacios que quien administra no puede gestionar.
- Todos los accesos: En algunos casos puedes activar el switch de Todos los accesos. Al hacerlo, el sistema otorgará acceso total dentro de ese nivel y ocultará temporalmente la selección específica.
Si luego desactivas ese switch, el sistema recuperará las selecciones que habías definido antes.
- Administrador General: Si asignas el rol Administrador General, el acceso total a organizaciones y ubicaciones se activa automáticamente y queda bloqueado para mantener esa condición.
8. Editar usuarios e invitaciones
Editar una invitación pendiente
Mientras la invitación no haya sido aceptada, puedes ajustar información como:
- Correo electrónico.
- Roles asignados.
- Organizaciones.
- Ubicaciones.
También puedes reenviar la invitación si la persona no recibió o extravió el correo, se puede reenviar desde Acciones en el listado de invitaciones, o entrando al detalle de la invitación.
Editar un usuario
Desde la pestaña Usuarios puedes actualizar:
- Sus roles.
- Sus accesos a organizaciones y ubicaciones.
- Parte de su configuración de acceso al espacio.
Los cambios se reflejan en su acceso según corresponda.
Restricción importante
Un usuario no puede editarse a sí mismo desde esta funcionalidad.
9. Restricciones importantes del sistema
Hay algunas reglas clave que debes tener presentes al administrar accesos:
- El rol Propietario no se puede transferir desde esta sección. Su cambio se realiza a través de solicitud.
- Los roles fijos tienen prioridad sobre los roles personalizados.
- Los roles fijos no se administran igual que los roles editables creados por el comercio.
- No se puede desactivar accesos ni revocar accesos a usuarios con rol Propietario o Partner.
- Solo ciertos usuarios pueden otorgar el rol Administrador General.
- Un usuario no puede editar su propio perfil desde esta vista.
10. Qué ocurre si un rol del sistema coincide con uno que ya creaste
Al activar nuevas aplicaciones o servicios, el sistema puede crear roles predeterminados automáticamente.
Si uno de esos roles tiene el mismo nombre que un rol personalizado creado previamente por tu comercio, el sistema resolverá la coincidencia de forma automática:
- El rol personalizado no se elimina.
- Mantiene sus usuarios y permisos.
- Pero su nombre se actualiza agregando la etiqueta “(Personalizado)”.
- El rol del sistema se crea con el nombre original.
Por ejemplo, si ya existía un rol llamado Mesero y luego una aplicación necesita crear un rol de sistema con ese mismo nombre, tu rol anterior pasará a llamarse Mesero (Personalizado) y el nuevo rol del sistema quedará como Mesero.
Esto permite mantener compatibilidad entre los roles del sistema y los roles creados manualmente.
11. Recomendaciones de uso
Para una mejor administración del Espacio de Trabajo, te recomendamos:
- Crear roles con nombres claros y fáciles de identificar.
- Usar tipos de roles si manejas muchos perfiles distintos.
- Revisar periódicamente qué personas siguen teniendo acceso al sistema.
- Desactivar o revocar accesos cuando alguien ya no forme parte del equipo.
- Reservar los accesos totales solo para quienes realmente lo necesiten.
- Tener presente que los roles del sistema tienen prioridad y reglas especiales.
12. Historial de acciones
Para acceder a esta sección se debe hacer click en “Historial de acciones” en la sección Usuarios.
En esta sección se registran las siguientes acciones:
Se puede exportar información de las acciones y de los usuarios relacionados haciendo click en “Exportar historial de acciones”, al hacer esto se descargará en un archivo .csv con lo siguiente:
- Fecha
- Estado (Con acceso al espacio, Sin acceso al espacio, Invitación pendiente)
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
13. Exportar usuarios
Se puede exportar información de los usuarios del Espacio de trabajo haciendo click en “Exportar usuarios” en la sección Usuarios.
Al hacer esto se descargará un archivo .csv con lo siguiente:
- Usuario (Nombre y apellido, si no están disponibles entonces email)
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
- Estado
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación
✅ Resumen
La gestión de usuarios en el Espacio de Trabajo te permite administrar de forma centralizada quién puede ingresar al sistema, qué rol tendrá cada persona y a qué partes del negocio podrá acceder.
Con esta funcionalidad puedes mantener el control de tu equipo, ordenar permisos y asegurar que cada usuario vea solo lo que necesita para operar.