Gestión de usuarios en el espacio de trabajo
Usted como usuario cuenta con una sección donde puede; Invitar a otros usuarios a colaborar en su espacio de trabajo, gestionar los usuarios del espacio de trabajo y gestionar las invitaciones realizadas.
Instrucciones
Para poder acceder a la sección de usuarios, se debe acceder primero al módulo Configuración en el home, luego hacer click en el menú lateral Usuarios.
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Funcionamiento
Lista de usuarios e invitaciones
En la sección Usuarios se listan los usuarios que tiene acceso al espacio de trabajo y también las invitaciones realizadas. Cada registro muestra una foto de perfil, el nombre o el email del usuario, los roles y las organizaciones a las que tiene o tendrá acceso, el estado del usuario y finalmente las acciones.
Roles
En el Espacio de Trabajo se manejan diferentes roles, dependiendo del tipo de espacio: Regular o Partner. Los roles definen el nivel de acceso y las responsabilidades de cada usuario dentro del Espacio de Trabajo.
Tipos de Espacio de Trabajo
- Espacio de Trabajo Regular: Exclusivo para clientes directos. Solo incluye el rol Administrador.
- Espacio de Trabajo Partner: Diseñado para clientes gestionados por un partner. Incluye los roles Administrador Cliente Partner, Partner y Partner Administrador.
Descripción de Roles
Rol | Descripción | Permisos |
Administrador | Único rol disponible en un Espacio de Trabajo Regular. Asignado al dueño del Espacio de Trabajo y a los usuarios que este invite. | Acceso completo y sin restricciones a todo el Espacio de Trabajo. |
Administrador Cliente Partner | Rol en Espacio de Trabajo Partner asignado al cliente final del espacio. Puede invitar a otros usuarios. Funcionalmente igual al rol "Administrador", pero exclusivo de clientes partner. | Acceso completo y sin restricciones a todo el Espacio de Trabajo. |
Partner | Rol opcional en Espacio de Trabajo Partner, asignable por el cliente (Administrador Cliente Partner) o mediante soporte técnico. Permite gestionar pagos y ver planes, pero no administrar otras áreas del Espacio de Trabajo. | Acceso limitado a la sección Planes, para visualizar precios y gestionar pagos en la configuración del Espacio de Trabajo. |
Partner Administrador | Rol asignado automáticamente al partner que gestiona un Espacio de Trabajo Partner. Permite acceso completo al Espacio de Trabajo del cliente. | Acceso completo y sin restricciones a todo el Espacio de Trabajo. Igual al rol "Administrador Cliente Partner", pero exclusivo para partners. |
Estados
Por el momento al ser todos usuarios administradores, tienen permiso a todo el espacio de trabajo.
Acciones
En la tabla, los usuarios y las invitaciones tienen distintas acciones
- Usuarios
- Ver perfil: Muestra información del usuario.
- Invitaciones
- Reenviar invitación
- Eliminar invitación
- Al hacer click en la invitación: Muestra el detalle de la invitación
Invitar usuario
Para invitar a nuevos usuarios al espacio de trabajo se debe hacer click en el botón azul con el signo “+”. Esto nos redireccionará a la sección Invitar al equipo
La invitación esta compuesta por 3 campos, el primero de ellos es “Direcciones de correo electrónico” en el cual se ingresa el email de la persona que se quiere invitar, además, haciendo click en el botón “Agregar Email +” se puede ingresar más de un email para invitar a varias personas a la vez.
El campo “Organizaciones” tiene 2 opciones:
- Todas las organizaciones: el o los usuarios invitados tendrán acceso a todas las organizaciones tanto actuales como futuras con el rol seleccionado. Si el usuario que invita no tiene acceso a todas las organizaciones, no tendrá disponible esta opción.
- Por organización: el usuario que invita solo puede agregar a la lista las organizaciones a las que él tiene acceso. El o los usuarios invitados tendrán acceso a las organizaciones de la lista con el rol seleccionado.
Solo se puede invitar usuarios con el rol “Administrador” o “Administrador cliente partner”. Esto depende del rol de la persona que invita y de la persona a invitar.
Espacio de trabajo normal | |
Rol de persona que Invita | Rol de persona a invitar |
Administrador | Administrador |
Espacio de trabajo Partner | |
Rol de persona que Invita | Rol de persona a invitar |
Administrador cliente partner | Administrador cliente partner |
Partner | No tiene acceso a Invitar usuario |
Partner Administrador | Administrador cliente partner |
Finalmente, el campo “Mensaje personalizado” permite escribir un mensaje el cual formará parte de email enviado.
Aceptar invitación
El usuario invitado recibe la invitación por email. Al hacer click en el botón “Aceptar invitación” el usuario es redirigido a Espacio de trabajo. En caso de que el usuario no tenga cuenta en Espacio de trabajo se le pedirá crear una contraseña. Una vez realizado esto, el usuario habrá aceptado la invitación correctamente y será redirigido a Espacio de trabajo.
Historial de acciones
Para acceder a esta sección se debe hacer click en “Historial de acciones” en la sección Usuarios.
En esta sección se registran las siguientes acciones:
Se puede exportar información de las acciones y de los usuarios relacionados haciendo click en “Exportar historial de acciones”, al hacer esto se descargará en un archivo .csv con lo siguiente:
- Fecha
- Estado (Con acceso al espacio, Sin acceso al espacio, Invitación pendiente)
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
Exportar usuarios
Se puede exportar información de los usuarios del Espacio de trabajo haciendo click en “Exportar usuarios” en la sección Usuarios.
Al hacer esto se descargará un archivo .csv con lo siguiente:
- Usuario (Nombre y apellido, si no están disponibles entonces email)
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
- Estado
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación