Gestión de usuarios en el espacio de trabajo
Usted como usuario cuenta con una sección donde puede; Invitar a otros usuarios a colaborar en su espacio de trabajo, gestionar los usuarios del espacio de trabajo y gestionar las invitaciones realizadas.
Instrucciones
Para poder acceder a la sección de usuarios, se debe acceder primero a Configuración en el menú primario, luego hacer click en Usuarios en el menú secundario.
Funcionamiento
Lista de usuarios e invitaciones
En la sección Usuarios se listan los usuarios que tiene acceso al espacio de trabajo y también las invitaciones realizadas. Cada registro muestra una foto de perfil, el nombre o el email del usuario, los roles y las organizaciones a las que tiene o tendrá acceso, el estado del usuario y finalmente las acciones.
Estados
Las invitaciones siempre tiene el estado de “Invitación pendiente”.
Un usuario puede tener uno de estos estados:
- Con acceso al espacio
- Sin acceso al espacio (De forma temporal y modificable desde el menú de acciones)
Roles
Un usuario puede tener acceso a más de una organización y solo puede tener un rol en cada una. Además, puede tener el mismo rol en distintas organizaciones.
- Ejemplo:
- Jumbo - Administrador
- Paris - Administrador
- Easy - Vendedor
- Lider - Contador
Por ahora solo se consideran los siguientes roles:
- Para espacios de trabajo normales:
- Administrador: Acceso a todas las funciones con la finalidad de administrar cada detalle del sistema.
- Para espacios de trabajo partner:
- Partner: Permisos específicos para gestionar tarifas y cambios de plan. Estos no pueden ingresar a la sección Usuarios.
- Partner Administrador: Todos los permisos relacionados al espacio de trabajo de un cliente específico.
- Administrador Cliente Partner: Acceso a todos los permisos de “Espacio de trabajo”, con la excepción del permiso para gestionar planes.
Acciones
En la tabla, los usuarios y las invitaciones tienen distintas acciones
- Usuarios
- Ver perfil: Muestra información del usuario.
- Editar roles:
- Redirecciona a la sección Editar roles para modificar los roles y organizaciones a las que el usuario tiene acceso.
- Desactivar accesos:
- Desactiva el acceso al Espacio de trabajo temporalmente.
- Disponible solo si el usuario ya tiene acceso al Espacio de trabajo
- Solo el dueño del Espacio de trabajo puede realizar esta acción.
- Activar accesos:
- Activa el acceso al Espacio de trabajo.
- Disponible solo si el usuario tiene el acceso desactivado temporalmente.
- Solo el dueño del Espacio de trabajo puede realizar esta acción.
- Revocar accesos (permanentemente)
- Revoca el acceso al Espacio de trabajo permanentemente.
- Solo el dueño del Espacio de trabajo puede realizar esta acción.
- Invitaciones
- Reenviar invitación
- Eliminar invitación
- Al hacer click en la invitación: Muestra el detalle de la invitación
Invitar usuario
Para invitar a nuevos usuarios al espacio de trabajo se debe hacer click en el botón azul con el signo “+”. Esto nos redireccionará a la sección Invitar al equipo
La invitación esta compuesta por 3 campos, el primero de ellos es “Direcciones de correo electrónico” en el cual se ingresa el email de la persona que se quiere invitar, además, haciendo click en el botón “Agregar Email +” se puede ingresar más de un email para invitar a varias personas a la vez.
El campo “Organizaciones” tiene 2 opciones:
- Todas las organizaciones: el o los usuarios invitados tendrán acceso a todas las organizaciones tanto actuales como futuras con el rol seleccionado. Si el usuario que invita no tiene acceso a todas las organizaciones, no tendrá disponible esta opción.
- Por organización: el usuario que invita solo puede agregar a la lista las organizaciones a las que él tiene acceso. El o los usuarios invitados tendrán acceso a las organizaciones de la lista con el rol seleccionado.
Solo se puede invitar usuarios con el rol “Administrador” o “Administrador cliente partner”. Esto depende del rol de la persona que invita y de la persona a invitar.
Espacio de trabajo normal | |
Rol de persona que Invita | Rol de persona a invitar |
Administrador | Administrador |
Espacio de trabajo Partner | |
Rol de persona que Invita | Rol de persona a invitar |
Administrador cliente partner | Administrador cliente partner |
Partner | No tiene acceso a Invitar usuario |
Partner Administrador | Administrador cliente partner |
Finalmente, el campo “Mensaje personalizado” permite escribir un mensaje el cual formará parte de email enviado.
Aceptar invitación
El usuario invitado recibe la invitación por email. Al hacer click en el botón “Aceptar invitación” el usuario es redirigido a Espacio de trabajo. En caso de que el usuario no tenga cuenta en Espacio de trabajo se le pedirá crear una contraseña. Una vez realizado esto, el usuario habrá aceptado la invitación correctamente y será redirigido a Espacio de trabajo.
Editar roles
Para editar los roles de un usuario se debe hacer click en “Editar roles” del menú de acciones en la Lista de usuarios e invitaciones.
Aquí se pueden editar los roles y organizaciones a las que el usuario tiene acceso. Para esto existen 2 opciones:
- Todas las organizaciones: El usuario tendrá acceso a todas las organizaciones tanto actuales como futuras con el rol seleccionado. Si el usuario que edita no tiene acceso a todas las organizaciones, no tendrá disponible esta opción.
- Por organización: El usuario que edita solo puede agregar o editar las organizaciones a las que él tiene acceso. El usuario editado tendrá acceso a las organizaciones de la lista con el rol seleccionado.
Las restricciones para editar los roles de los usuarios son las siguientes.
Espacio de trabajo normal | |
Rol de persona a editar | Roles disponibles |
Administrador | Administrador |
Espacio de trabajo Partner | |
Rol de persona a editar | Roles disponibles |
Administrador cliente partner | Administrador cliente partner |
Partner o Partner Administrador | Partner, Partner Administrador |
Historial de acciones
Para acceder a esta sección se debe hacer click en “Historial de acciones” en la sección Usuarios.
En esta sección se registran las siguientes acciones:
Se puede exportar información de las acciones y de los usuarios relacionados haciendo click en “Exportar historial de acciones”, al hacer esto se descargará en un archivo .csv con lo siguiente:
- Fecha
- Estado (Con acceso al espacio, Sin acceso al espacio, Invitación pendiente)
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
Exportar usuarios
Se puede exportar información de los usuarios del Espacio de trabajo haciendo click en “Exportar usuarios” en la sección Usuarios.
Al hacer esto se descargará un archivo .csv con lo siguiente:
- Usuario (Nombre y apellido, si no están disponibles entonces email)
- Organizaciones a las que tiene acceso y rol por organización
- Estado
- Nombre
- Apellidos
- Teléfono Móvil
- Teléfono Fijo
- Puesto de trabajo
- Departamento
- Empresa
- Teléfono empresa Móvil
- Teléfono empresa Fijo
- Invitado por
- Mensaje de invitación