Principales funciones de Documentos electrónicos
La incorporación de los documentos electrónicos en el comercio es inminente, en ese sentido, Haulmer, ha trabajado para facilitar, acercar y llevar esta tecnología a las pequeñas y medianas empresas a un precio verdaderamente conveniente.
Bajo ese contexto, nuestra solución, llega a facilitar el trabajo de cualquier persona que quiera dar el salto hacia la digitalización. Con este importante cambio, podrá obtener beneficios en tiempo y/o ejecución de lo que realizan diariamente en torno a los documentos tributarios. Como por ejemplo:
Emisión masiva de documentos, emisión de boletas electrónicas en tiempo real y desde cualquier lugar, formularios optimizados para una emisión más rápida, auto-completado de datos de receptor y productos, entre otras.
Con el paso del tiempo iremos detallando cada una de las funciones y sus características, con el fin de que la administración del software resulte ser un aliado en su negocio.
Administración y roles.
En espacio.haulmer.com el usuario administrador del sistema, pude invitar a más usuarios a ser partícipes de las acciones que puedan realizar como empresa dentro del software, pudiendo asignar roles entre 4 opciones, en 2 secciones diferentes; organización y facturación.
Organización
Propietario (rol único auto-asignado)
Corresponde al dueño de la organización, su representante legal y/o a quien se le haya delegado la función de representar a la Organización en El espacio de trabajo. Posee todos los permisos para operar y configurar la plataforma, así como la facultad de agregar usuarios y asignarles cualquier otro rol distinto al de Propietario. Es el único usuario que puede eliminar el servicio contratado para la Organización en la que actúa como Propietario. La firma electrónica asociada a la Organización es única y debe ser la del propietario, en donde ningún otro rol está habilitado para cargarla, modificarla o descargarla.
Administrador de organización
El rol de Administrador de la Organización está destinado a realizar las funciones del Propietario cuando a éste no le sea posible prestar atención constante a la plataforma. Posee los mismos permisos que el Propietario, con la excepción de que solo puede asignar a otros usuarios roles de menor jerarquía que el de Administrador de la Organización. Tampoco puede eliminar el servicio contratado para la Organización en la que actúa como Administrador; ni cargar, modificar o descargar la firma electrónica asociada a la misma.
Facturación
Administrador del servicio
El Administrador del Servicio de Facturación posee todos los permisos asociados a las características de uso del sistema. Adicionalmente, puede invitar usuarios al equipo y asignarles roles de menor jerarquía que el de Administrador del Servicio. Puede visualizar la información general de la Organización y la firma electrónica asociada en la Sección de Configuración, pero no puede realizar ninguna modificación ni descargar esta última.
Contador
El Contador posee todos los permisos asociados a las características de uso del sistema. No está habilitado para acceder a la Sección de Configuración de la Organización.
Vendedor
El Vendedor está autorizado a emitir documentos tributarios electrónicos y visualizar los documentos emitidos. A su vez, puede hacer ingresos manuales de boletas, acceder al Registro de guías de despacho y administrar plantillas para la emisión de documentos. No está habilitado para visualizar ni dar acuse a documentos recibidos, realizar pagos para la renovación del servicio, acceder a los Registros de Compra y Venta; o a la Sección de Configuración.
Recepción de documentos emitidos (Ventas)
Las ventas emitidas, sea por el dispositivo POS o las ingresadas manualmente, se alojan en la bandeja de Emitidos.
Recepción de documentos recibidos (compras)
Las compras realizadas a nombre de su empresa, son directamente sincronizadas entre en SII y nuestro software en tiempo real.Las compras realizadas, se alojan en la bandeja de Recibidos.
Invitación a un tercero.
Para realizarlo, debemos ubicar en la pantalla principal de nuestra cuenta, al costado superior derecho, 3 puntos verticales, una vez presionando en ellos, se desplegarán todas las secciones que conforman nuestro software.
En configurar, elegimos Administrar usuarios & roles. Presionamos en agregar, añadimos el correo electrónico que deseamos invitar. Para luego elegir el rol que deseamos que cumpla dentro de el espacio de trabajo y enviamos.
Emitir un documento desde la web.
Para realizar ingresos manualmente desde la plataforma, presionamos en el botón Emitir que se encuentra arriba de la bandeja de recibidos.
Obtener reportes de ventas o compras.
Estos se generan desde la sección Registros, ahí se encuentran disponibles Ventas, Compras y Guías de despacho. Solo es posible imprimir reportes en 2 de estas 3 opciones.Al seleccionar Ventas o Compras se mostrará en pantalla, año, mes y el número de documentos. Si escogemos un mes en específico, se detallaran de los documentos realizados en ese periodo.
